Efficiënt communiceren via een familieportaal

Waarom een familieportaal?

Familieportalen gebruiken wij meestal om één of meerdere van de volgende vijf activiteiten te versterken:

Communicatie

• tussen de familieleden;
• tussen directie en aandeelhouders;
• tussen de personeelsleden van de family office en de familieleden.

Documentbeheer en archivering

• documenten beschikbaar stellen aan de juiste personen op het juiste moment;
• gevoelige documenten delen op een manier die veiliger is dan e-mail;
• documenten ordenen en archiveren in gedeelde mappen zodat de bevoegde personen toegang hebben tot de meest recente versie van belangrijke bestanden;
• het bewaren van documenten systematiseren en op de hoogte zijn van wat u met wie en wanneer deelde;
• herhaalde taken automatiseren, bijvoorbeeld het plannen van activiteiten, antwoordformulieren, het centraliseren van de familiedatabank en het onmiddellijk bijwerken van gegevens.

Beheer

• vergaderingen plannen en organiseren;
• notulen van vergaderingen delen;
• online samenwerken aan werkdocumenten, to-do's ...;
• de belangrijkste beslissingen archiveren.

Opleiding

• regelmatig educatieve en opleidingsvideo’s posten en vanop afstand te bekijken;
• virtuele opleidingssessies organiseren via webinar en de opnames ervan posten;
• een online opleidingsbibliotheek uitbouwen met de belangrijkste bronnen en materialen, die de familieleden op elk moment kunnen raadplegen om hun kennis en vaardigheden uit te breiden.

Nalatenschap van de familie

• geschiedenis en waarden van de familie delen en documenteren;
• een levende en interactieve familiestamboom bijhouden zodat familieleden gemakkelijker contact kunnen leggen met elkaar en te weten komen wie iedereen is;
• interactie tot stand brengen tussen familieleden die elkaar niet noodzakelijk goed kennen.

Wanneer is een familieportaal nodig?

Of een familieportaal al dan niet nodig is, hangt af van de familie zelf. In de meeste gevallen zal er meer behoefte zijn aan een familieportaal als de volgende factoren een belangrijke rol spelen:

• aantal familieleden/aandeelhouders;
• leeftijd van de volgende generatie;
• geografische verspreiding van de familie;
• dagelijkse betrokkenheid van de familie in de kernactiviteiten van het bedrijf;
• aantal personeelsleden of adviseurs in de family office;
• aantal bedrijven/organisaties onder één dak;
• aantal bestuursorganen of werkgroepen.

Hebt u als familie beslist om een familieportaal te bouwen? Als u kiest voor een uitbestede oplossing, kan dat in 1 tot 3 maanden klaar zijn. Intern een platform uitbouwen kan langer duren, naargelang de omvang van het project.

Een nieuw portaal is vaak een fantastisch initiatief tijdens familie- of aandeelhoudersvergaderingen. Elk familielid kan zijn laptop, gsm of tablet meebrengen en live een opleiding genieten.

Hoe begint u eraan?

Zodra u klaar bent om van start te gaan met dit familieavontuur, raden we u aan om de volgende stappen te volgen:

1. Bevestig de doelstellingen van het project.
2. Identificeer de huidige en toekomstige uitdagingen in uw bestaande manier van werken voor de vijf voormelde activiteiten.
3. Stel een familielid of personeelslid aan als projectverantwoordelijke.
4. Stel een budget op en maak een schatting van de verschillende kosten.
5. Kies het technologieplatform dat het beste aansluit bij uw behoeften, of bepaal de specificaties als u van plan bent om een portaal te bouwen vanaf nul.
6. Werk een ideale situatie uit en maak een lijst van de vereisten.
7. Bepaal de timing en mijlpalen van het project.
8. Stel een kort profiel op van uw familie en uw bedrijf of kantoor en leg uit hoe u op dit moment de vijf activiteiten uit punt 2 aanpakt.
9. Bevestig welke inhoud u wilt delen en wie tot welke informatie toegang krijgt.
10. Presenteer het projectvoorstel en het plan aan de familieraad, het bestuur en de patriarch voor een positieve of negatieve beslissing.

In het huidige informatietijdperk en de geglobaliseerde en steeds mobielere wereld hebben familieportalen het potentieel om hét centrum voor virtuele informatie en samenwerking te worden voor zakenfamilies over de hele wereld.