Hoe en aan wie mogen aandeelhouders informatie vragen?

Het fundamentele informatierecht van de aandeelhouder…

De wet geeft aandeelhouders van nv's, bvba's en cvba's het recht om vragen te stellen aan de bestuurders of revisoren - als die er zijn. Met dat informatierecht wil de wet zowel minderheids- als meerderheidsaandeelhouders de mogelijkheid bieden om met kennis van zaken deel te nemen aan de besprekingen en stemmingen, en om eventueel ook invloed uit te oefenen op de andere aandeelhouders.

Het is niet mogelijk om dat recht in te perken. Niet via bepalingen die worden opgenomen in de statuten van de vennootschap, noch via een meerderheidsbeslissing van de algemene vergadering, die dan bijvoorbeeld zouden eisen dat de vragen schriftelijk worden gesteld vóór de vergadering. Natuurlijk mag de aandeelhouder het zelf wel op die manier aanpakken als hij dat wil: het is zelfs een aan te bevelen methode, want zo kan de vennootschap de antwoorden beter voorbereiden, wat normaal gezien een hogere kwaliteit van informatie zal opleveren.

Weet ook dat de vragen gesteld moeten worden aan de 'raad van bestuur als geheel', wat niet wegneemt dat een van de bestuurders een afwijkend antwoord kan geven.

Aan dit fundamentele recht op informatie zijn wel enkele voorwaarden verbonden.

… is niet absoluut

Een van de belangrijkste principes is dat de aandeelhouder zijn recht op informatie noodzakelijkerwijs moet uitoefenen tijdens een (gewone of buitengewone) algemene vergadering en zijn vragen moet beperken tot de punten die op de agenda staan.

De vragen moeten dus betrekking hebben op het jaarverslag of de jaarrekening die op de algemene vergadering wordt voorgesteld en waarover die vergadering uitspraak moet doen, om vervolgens kwijting te verlenen aan de bestuurders voor hun beheer.

De vragen kunnen ook betrekking hebben op een bijzonder verslag. Als bijvoorbeeld een vennootschap een deel van haar kapitaal verloren heeft, dan moet de raad van bestuur een bijzonder verslag opstellen om de (buitengewone) algemene vergadering in staat te stellen zich geldig uit te spreken over het voortbestaan van de vennootschap.

De aandeelhouder mag zich in de regel niet tot personeelsleden van de vennootschap wenden om de gewenste informatie te verkrijgen. Hij mag ook niet zomaar altijd naar de statutaire zetel van de vennootschap gaan om vragen te stellen aan het personeel of de documenten te krijgen die hij wil hebben.

Het is wel zo dat, als er geen commissaris is aangesteld, elke aandeelhouder individueel de onderzoeks- en controlebevoegdheden van de commissaris mag uitoefenen.

Bestuurders mogen in sommige gevallen zwijgen.

De raad van bestuur mag weigeren op een vraag te antwoorden die niet onder een van de agendapunten valt, tenzij het punt in kwestie wel op de agenda had moeten staan. 
Dit is geen afwijking maar wel een toepassing van het bovengenoemde principe.

In bepaalde wettelijke en uitzonderlijke gevallen mogen de bestuurders 'zwijgen'. Bestuurders hebben de mogelijkheid om op eigen verantwoordelijkheid te besluiten een vraag niet te beantwoorden. Zo'n besluit kan worden voorgelegd aan de rechtbank, die de wettigheid van de weigering goedkeurt of verwerpt. De algemene vergadering heeft dit recht niet, en kan dus niet besluiten (ook niet via meerderheidsbeslissing) dat er niet hoeft geantwoord te worden op een vraag die wordt gesteld door een van de aandeelhouders.

Ook als de bekendmaking van de informatie de vennootschap schade zou kunnen toebrengen, staat de wet de bestuurders toe het zwijgrecht in te roepen. Het gaat dan over de bekendmaking:

• van gevoelige informatie die concurrenten van pas kan komen;
• van informatie die lopende onderhandelingen aan het licht riskeert te brengen;
• of die tot gevolg zou hebben dat de vennootschap een vertrouwelijkheidsverplichting schendt. 

Ook tijdens de algemene vergadering is het informatierecht niet absoluut

Het absolute recht op antwoord van de raad van bestuur heeft, zoals hierboven gezegd, alleen betrekking op vragen over het 'verslag' (van welke aard ook) en over de 'agendapunten'. Het recht mag dus niet gebruikt worden om bijvoorbeeld zomaar een vraag te stellen over het verloop van het boekjaar waarvan de jaarrekening moet worden goedgekeurd.

Net zo stemmen de aandeelhouders tijdens de algemene vergadering uitsluitend over de jaarrekening en de kwijting. Ze worden niet geacht zich uit te spreken over het door de raad van bestuur voorgestelde jaarverslag, dat hun louter ter informatie wordt aangeboden. Daaruit volgt dat de aandeelhouders hun recht op informatie niet kunnen gebruiken om het door de vennootschap gevoerde algemeen beleid van het afgelopen jaar noch enige bedrijfs- of commerciële beslissing in vraag te stellen.

Wel mogen ze alle mogelijke vragen stellen over de verschillende balansposten of vragen die daar rechtstreeks verband mee houden. De vragen moeten dus altijd in de lijn liggen van hun uiteindelijke doel, namelijk de aandeelhouder de nodige duidelijkheid verschaffen alvorens hij de jaarrekening goedkeurt en kwijting verleent aan de bestuurders.

Als er discussie is over het verband tussen de vraag en het bovengenoemde doel, is het aan de aandeelhouder om dat verband aan te tonen.

Onthoud, tenslotte, dat de aandeelhouder zich, als hij gebruikmaakt van zijn recht op informatie, loyaal moet opstellen, heldere en duidelijke vragen moet stellen en niet mag aansturen op het aanslepen van de besprekingen door ongepast op een bepaald punt te blijven hameren.