Wat als u een belangenconflict in uw vennootschap hebt?

Wanneer is er sprake van een belangenconflict?

Een belangenconflict ontstaat als u, als bestuurder, rechtstreeks of onrechtstreeks een financieel belang hebt bij een beslissing van de raad van bestuur, een financieel belang dat bovendien strijdig is met het belang van de vennootschap.

Stel, u wilt als bestuurder een deel van uw woning verhuren aan de vennootschap. Persoonlijk wilt u een zo hoog mogelijke huurprijs, dat spreekt voor zich. Maar bekijkt u het vanuit het standpunt van de vennootschap, dan is die natuurlijk beter af met een zo laag mogelijke huurprijs … Een direct belangenconflict!

Een belangenconflict kan ook indirect zijn. Bijvoorbeeld: is uw woning geen eigendom van u, de bestuurder, maar van uw echtgenote of van een immovennootschap waarvan u een belangrijke aandeelhouder bent? Als uw persoonlijk financieel voordeel een impact heeft op een beslissing die u als bestuurder van de vennootschap moet nemen, dan is er ook hier sprake van een belangenconflict.

Een belangenconflict? Volg de procedure

Het bestaan van een belangenconflict betekent niet dat er nu geen enkele beslissing kan genomen worden of dat u niet aan de besluitvorming mag deelnemen.

Leef deze procedure na:

• Vóór het nemen van de beslissing moet u uw collega-bestuurders op de hoogte brengen van het belangenconflict.
• Verder moet het verslag van de vergadering een beschrijving bevatten van het belangenconflict, een verantwoording voor de beslissing en een omschrijving van de vermogensrechtelijke gevolgen van de beslissing voor de vennootschap.
• Heeft de vennootschap een commissaris? Dan moet ook die op de hoogte worden gebracht.

Opgelet: dit onderdeel van het verslag moet u woordelijk laten opnemen in het jaarverslag of toevoegen aan de jaarrekening. Door de verplichte neerlegging bij de Nationale Bank van die documenten, kan iedereen dus inzage krijgen in die passages.

U mag als bestuurder in een belangenconflict deelnemen aan de vergadering. U mag ook meestemmen over het betrokken voorstel. Daarbij moet u zich wel laten leiden door het belang van de vennootschap - ook al hebt u een persoonlijk conflicterend belang.

In ‘genoteerde vennootschappen’ is de regel strenger, daar moet de bestuurder de vergadering verplicht verlaten.

Weet ook dat de statuten van de vennootschap strengere regels kunnen voorschrijven.

Niet bij alle belangenconflicten

Bij bepaalde belangenconflicten hoeft u bovenstaande procedure niet te volgen.

Vermogensrechtelijke belangenconflicten vallen WEL onder de boven geschetste procedure, louter functionele belangenconflicten NIET. Met die laatste bedoelt men conflicten die uitsluitend voortvloeien uit de functie van de betrokkene. Dit is bijvoorbeeld het geval als u bestuurder bent bij zowel koper als verkoper. U moet dan wel tweemaal beslissen. En ja, er is duidelijk sprake van een tegengesteld belang, maar omdat uw beslissing geen gevolgen heeft voor uw financiële situatie, is hier dus alleen uw functie in een belangenconflict. Maar stel dat u ook aandeelhouder bent in één van beide vennootschappen, dan kan er uiteraard wel sprake zijn van een indirect vermogensbelang, zoals hierboven vermeld..

U hoeft de procedure ook NIET te volgen bij gebruikelijke verrichtingen tegen marktconforme voorwaarden. Of dit het geval is, moet altijd in concreto en geval per geval worden beoordeeld.

Wat als u de procedure niet volgt?

Als u, de bestuurder, de procedure niet volgt, loopt u het risico om persoonlijk aansprakelijk gesteld te worden voor de schade die de vennootschap hierdoor ondervindt. Dit geldt ook voor de collega-bestuurders die weet hebben van het belangenconflict en er niet op toezien dat de procedure wordt gevolgd.

Belangenconflicten correct inschatten en de bijhorende procedure correct toepassen is geen eenvoudige opdracht. Raadpleeg dus bij de minste twijfel meteen een specialist