Les avantages d’une plate-forme pour actionnaires

Pourquoi une plate-forme pour vos actionnaires ?

En général, les plate-formes de famille sont utilisées pour améliorer une ou plusieurs des 5 activités suivantes :

Communication

• Communication avec le conseil d'administration et les actionnaires.
• Communication entre les membres de la famille.
• Communication entre les membres du family office et les membres de la famille.

Gestion et archivage des documents

• Mettre les documents à disposition des bonnes personnes au bon moment.
• Partager les documents sensibles de manière plus sûre qu'à travers l'e-mail.
• Organiser et archiver les documents dans des dossiers partagés pour permettre aux personnes autorisées d'avoir accès à la dernière version des fichiers importants.
• Systématiser la conservation des documents et garder l'historique de ce que vous avez partagé, avec qui et quand.
• Automatiser les tâches répétitives, p. ex. planification des événements, formulaires de réponse, centralisation des bases de données familiales et mise à jour immédiate des données.

Gouvernance

• Planifier et organiser les réunions.
• Partager les comptes rendus de réunions.
• Travailler en collaboration en ligne sur des documents de travail, les choses à faire, etc.
• Archiver les décisions clés qui sont prises.

Formation

• Publier régulièrement des formations et des vidéos éducatives que les personnes peuvent visionner à distance.
• Organiser des sessions de formation virtuelles faisant appel des technologies de webinaires et des enregistrements de publications.
• Constituer une bibliothèque éducative en ligne contenant les ressources et les matériels clés auxquels les membres de la famille peuvent accéder à tout moment pour accroître leurs connaissances et leurs compétences.

Héritage familial

• Partager et documenter l'histoire et les valeurs de la famille.
• Maintenir un arbre généalogique évolutif et interactif pour permettre aux membres de la famille d'entrer en contact plus facilement et de comprendre qui est qui.
• Créer une interaction entre des membres de la famille qui ne se connaissent pas forcément très bien.

Quand est-il judicieux d'y recourir ?

La nécessité de créer une plate-forme familiale dépend d'une famille à l'autre, mais dans la plupart des cas, elle augmente en fonction des facteurs suivants :

• Nombre de membres de la famille/d'actionnaires (>10).
• Âge de la NextGen.
• Répartition géographique de la famille.
• Implication journalière de la famille dans les activités de base de l'entreprise.
• Nombre d'employés ou de conseillers du family office.
• Nombre d'entreprises/organisations sous le même toit.
• Nombre d'organes de gouvernance ou de groupes de travail.

Une fois qu'une décision affirmative a été prise par la famille, on peut généralement être opérationnel dans un délai de 1 à 3 mois, si l'on opte pour une solution externalisée. La création d'une plateforme au niveau interne peut prendre plus de temps en fonction de l'ampleur du projet.

Lors d'une réunion de famille ou d'une assemblée d'actionnaires, la présentation d'un nouveau portail est souvent une excellente initiative. Chaque membre de la famille peut venir avec son ordinateur portable, son téléphone ou sa tablette, et recevoir une formation en direct.

Comment démarrer ?

Pour démarrer votre initiative d'implication familiale et évaluer une plate-forme pour la famille et actionnaires, nous vous recommandons de suivre cette méthodologie pas à pas : 

1. Validez les objectifs du projet.
2. Déterminez les défis actuels et futurs liés à votre méthode de travail actuelle pour les 5 activités ci-dessus.
3. Désignez un membre de la famille ou du personnel responsable du projet.
4. Préparez un budget et estimez les différents coûts.
5. Sélectionnez la plateforme technologique la mieux adaptée à vos besoins, ou écrivez les spécificités si vous envisagez de partir de zéro.
6. Élaborez une solution idéale et une liste d'exigences.
7. Définissez le calendrier et les étapes clés du projet.
8. Établissez un court profil de votre famille, entreprise, office et précisez comment vous effectuez actuellement les 5 activités mentionnées à la section 2.
9. Validez le contenu que vous partagerez et qui aura accès à quelle information.
10. Présentez la proposition de projet et sa planification au conseil de famille, au conseil d'administration et au patriarche pour la décision de mise en œuvre ou non.

Aujourd'hui, à l'ère de l'information, de la mondialisation et de la mobilité effrénée, les portails de famille peuvent devenir des plateformes d'information et de collaboration virtuelles pour les familles d'entrepreneurs du monde entier.