Un conflit d'intérêts avec votre société ?

Quand considère-t-on qu'il y a un conflit d'intérêts ?

Un conflit d'intérêts apparaît quand, en tant qu'administrateur, vous avez un intérêt financier, direct ou indirect, par rapport à une décision du conseil d'administration et contradictoire avec l'intérêt de la société.

Imaginez qu'en tant qu'administrateur vous souhaitiez louer une partie de votre logement à la société. Personnellement, vous souhaitez le prix de location le plus élevé possible. Mais du point de vue de la société, il est plus intéressant que le prix de location soit le plus bas possible… Voilà un conflit d'intérêts direct !

Un conflit d'intérêts peut aussi être indirect. Par exemple : le logement en question n'est pas à vous mais il appartient à votre conjoint ou à une société immobilière dont vous êtes un actionnaire important. Si votre avantage financier personnel a un impact sur une décision que vous devez prendre en tant qu'administrateur de l'entreprise, il est alors question de conflit d'intérêts.

Un conflit d'intérêts ? Suivez la procédure

L'existence d'un conflit d'intérêts ne signifie pas pour autant que plus aucune décision ne peut être prise ou que vous ne pouvez plus prendre part à la prise de décision.

Respectez cette procédure :

• Avant la prise de décision, vous devez informer vos collègues administrateurs du conflit d'intérêts.
• De plus, le rapport de la réunion doit contenir une description du conflit d'intérêts, une justification de la décision et une description des conséquences patrimoniales de la décision pour la société.
• Est-ce que la société possède un commissaire ? Celui-ci doit alors également être tenu au courant.

Attention : cet élément du rapport doit être repris mot pour mot dans le rapport annuel ou être ajouté aux comptes annuels. Grâce au dépôt obligatoire de ces documents à la Banque Nationale, tout le monde peut y avoir accès et consulter ces passages.

En tant qu'administrateur en situation de conflit d'intérêts, vous pouvez tout de même participer à la réunion. Vous pouvez également participer au vote pour la décision concernée. Lors de ce vote, vous devez cependant être animé par l'intérêt de la société (même si vous avez un conflit d'intérêts personnel).

Pour les « sociétés cotées », les règles sont plus strictes et l'administrateur est obligé de quitter la réunion.

Sachez également que les statuts de la société peuvent prévoir des règles plus strictes.

Pas pour tous les conflits d'intérêts

Pour certains conflits d'intérêts, vous ne devez pas suivre la procédure ci-dessus.

Les conflits d'intérêts patrimoniaux tombent bien sous la procédure décrite ci-dessus.

Les conflits d'intérêts purement fonctionnels, non. C'est-à-dire les conflits qui découlent uniquement de la fonction de la personne concernée. C'est par exemple le cas si en tant qu'administrateur, vous êtes acheteur et vendeur. Vous devez donc prendre deux décisions et il est clairement question d'un intérêt contraire car votre décision n'a aucune conséquence sur votre situation financière. C'est donc uniquement votre fonction qui est en conflit d'intérêts. Mais imaginez également que vous êtes actionnaire d'une des deux sociétés, il peut être dans ce cas tout à fait question d'un intérêt patrimonial, comme mentionné ci-dessus.

Vous ne devez pas non plus suivre la procédure en cas d'opérations ordinaires à des conditions conformes au marché. Si c'est le cas, il faut analyser chaque situation concrètement, au cas par cas.

Que se passe-t-il si vous ne respectez pas la procédure ?

En tant qu'administrateur, si vous ne suivez pas la procédure, vous courrez le risque d'être tenu personnellement responsable des dommages que la société aura subis. Ceci vaut également pour les collègues administrateurs qui ont connaissance du conflit d'intérêts et qui ne veillent pas au respect de la procédure.

Bien estimer les conflits d'intérêts et bien appliquer la procédure y afférente ne sont pas des tâches simples. Au moindre doute, consultez immédiatement un spécialiste !