À bonne réunion, bon compte rendu

Un procès-verbal ? Oui, mais quand ?

Dans certains cas, la rédaction d'un procès-verbal et/ou de comptes rendus spéciaux est une obligation légale. Ce sera le cas lors de l'assemblée générale, pour effectuer des opérations du haut du bilan, en cas de conflits d'intérêts, etc. Par ailleurs, les statuts peuvent comporter des règles particulières. Toutefois, même sans disposition spécifique, la règle générale veut qu'un compte rendu formel soit établi lors de chaque réunion officielle !

Un procès-verbal ? Important ?

Le procès-verbal représente un moyen important de preuve et de garantie de la bonne gouvernance de la société. Ce document permet d'exercer un contrôle sur la portée des décisions prises et de reconstituer le processus décisionnel en cas de litige.

Prose ou langage SMS ? A vous de voir !

Le procès-verbal est le récit d’une réunion. Le document commence par l'identification de la société et des caractéristiques de la réunion (organe, lieu et heure) et la mention des personnes présentes. Lors d'une assemblée générale, une liste de présence y est jointe.

Il est toujours intéressant de récapituler l'ordre du jour en début de compte-rendu, même si ce n'est pas obligatoire. En revanche, les décisions prises doivent impérativement figurer au procès-verbal. Toutes les considérations les ayant précédées ne doivent pas nécessairement être consignées. Chaque société possède un style en la matière... Les participants peuvent ainsi exiger que leur position soit transcrite de façon explicite dans le procès-verbal.

En cas de prise de décisions difficiles, mieux vaut prendre le temps de les justifier dans le procès-verbal.

Quelques astuces pratiques…

Afin que le procès-verbal donne une image fidèle à la réalité , il est préférable de le rédiger dans les plus brefs délais. Vous éviterez ainsi que des éléments ultérieurs soient indûment spécifiés dans le procès-verbal d'une réunion antérieure. En effet, l'objectif du procès-verbal n'est pas de mentionner le résultat définitif d'un processus déterminé, mais uniquement de rendre compte (des décisions) d'une réunion précise.

Veillez à ce que le procès-verbal soit signé. Lors des réunions du conseil d'administration, ce sont les administrateurs présents qui signent ; lors des assemblées générales, c'est le bureau (s'il y en a un) et les actionnaires qui le souhaitent.

La signature du procès-verbal sous-entend que la personne approuve la façon dont le déroulement de la réunion a été transcrit, mais n'équivaut en aucun cas à une preuve de consentement relatif aux décisions prises.

Les procès-verbaux doivent en principe être conservés dans un registre. En pratique, il s'agit en général d'un dossier contenant tous les comptes rendus successifs.

Le procès-verbal représente la conclusion écrite de la réunion et cite au minimum les décisions prises. Il exerce la fonction essentielle de moyen de preuve en cas d'éventuels différends et sera donc idéalement rédigé avec tout le soin requis.