Les décisions par écrit comme gain d’efficacité?

Un substitut à la réunion physique

L'organisation d'une assemblée générale ou d'une réunion du conseil d'administration requiert une préparation intense : envoi des invitations dans les délais, fixation d'une date qui convient au plus grand nombre… 

La procédure de prise de décisions par écrit permet d'organiser une assemblée générale ou un conseil d'administration sans se mettre physiquement autour de la table.

Le conseil d'administration par écrit

Dans certains cas exceptionnels, le conseil d'administration d'une SA peut se réunir « sur papier ». Les décisions sont alors prises par écrit. Dans ce cas, les conditions suivantes doivent toutes être réunies :

1. une nécessité urgente et dans l'intérêt de la société est déterminée ;
2. l'autorisation de cette forme de prise de décisions est établie dans les statuts ;
3. l'approbation unanime de la décision par écrit doit être actée.

En outre, la loi n'autorise pas la prise de décisions par écrit pour l'arrêt des comptes annuels ou les décisions d'augmentation de capital par utilisation du capital autorisé.

Les statuts comportent souvent l'autorisation requise, à la restriction près que la société doit être en mesure de démontrer que la prise de décisions par écrit est inévitable en raison de la nécessité d'une action rapide.

L'exigence d'unanimité peut complexifier les choses. Il suffit qu'un administrateur n'approuve pas la proposition pour que la prise de décisions par écrit ne soit plus une option. Le recours à cette procédure est également exclu si un seul administrateur est absent et ne peut confirmer son accord par écrit.

L'assemblée générale par écrit

Les conditions de l'organisation d'une assemblée générale par écrit sont moins strictes pour les SPRL ou les SA. Tout ce qui est de la compétence de l'assemblée générale est susceptible de faire l'objet d'une prise de décision par écrit, à l'exception des décisions pour lesquelles un acte authentique est requis. Ce sera le cas pour, par exemple, la modification des statuts. Afin que la décision de l'assemblée générale soit valable, tant la décision que le recours à la procédure écrite doivent avoir été approuvés à l'unanimité et par écrit par tous les actionnaires.

Contrairement au conseil d'administration par écrit, la possibilité de prise de décision écrite dans le cadre de l'assemblée générale ne doit pas figurer dans les statuts. Les personnes ne jouissant pas du droit de vote, comme les détenteurs de warrants ou d'obligations, le commissaire… n'ont pas de rôle à jouer dans ce processus décisionnel.

Néanmoins, il suffit qu'un seul actionnaire néglige de confirmer son accord par écrit pour que la procédure demeure sans suite.

C'est pourquoi l'organisation d'une assemblée générale par écrit est souvent moins indiquée dans les sociétés comprenant un grand nombre d'actionnaires, ou dans celles dont l'actionnariat est sujet aux conflits. En outre, s'il existe un risque réel de non-unanimité, de vote défavorable, d'abstention ou simplement d'injoignabilité, on s’assurera de pouvoir organiser une réunion par voie classique à temps. 

En principe, l'assemblée générale ou le conseil d'administration de votre société se réunira toujours physiquement. Toutefois, il est permis d'organiser ces réunions entièrement « sur papier », à certaines conditions. Ne vous lancez pas sans réfléchir dans la concrétisation de cette possibilité : les conditions sont strictes et, en principe, l'assemblée générale et le conseil d'administration demeurent des organes de concertation. Songez qu'une réunion téléphonique peut souvent représenter un outil de substitution utile.