Schriftelijke besluitvorming

Alternatief voor de fysieke vergadering

De organisatie van een algemene vergadering of een vergadering van de raad van bestuur vergt soms een hele voorbereiding: tijdig uitnodigingen versturen, een datum vinden die zoveel mogelijk aandeelhouders of bestuurders schikt, die zich op dat moment allen moeten verplaatsen naar de zetel van de vennootschap.

De procedure van de schriftelijke besluitvorming laat toe om een algemene vergadering of raad van bestuur te organiseren zonder daadwerkelijk rond tafel te gaan zitten.

Schriftelijke raad van bestuur

In uitzonderlijke gevallen kan de raad van bestuur van de nv vergaderen ‘op papier’ en dus schriftelijk beslissingen nemen. Volgende voorwaarden moeten daarvoor cumulatief worden voldaan:

1. dringende noodzakelijkheid en in het belang van de vennootschap;
2. de statuten laten deze wijze van besluitvorming toe;
3. unanieme schriftelijke goedkeuring van de beslissing.

Bovendien laat de wet de schriftelijke besluitvorming niet toe voor de vaststelling van de jaarrekening of het besluit tot kapitaalverhoging door de aanwending van het toegestane kapitaal.

De statuten bevatten dikwijls de vereiste toelating, maar dan nog moet de vennootschap kunnen aantonen dat de schriftelijke besluitvorming vereist is, gelet op de noodzaak om snel te beslissen.

Ook de unanimiteitsvereiste kan roet in het eten gooien. Zodra één bestuurder – om welke reden ook – het voorstel niet steunt, is de schriftelijke besluitvorming niet langer een optie. Eén afwezige bestuurder die zijn schriftelijk akkoord niet kan bevestigen, sluit deze procedure dus uit.

Schriftelijke algemene vergadering

De voorwaarden voor het inrichten van een schriftelijke algemene vergadering in de bvba of nv zijn minder strikt. Zo is een schriftelijke besluitvorming mogelijk voor alle besluiten die tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren, met uitzondering van die besluiten waarvoor een authentieke akte nodig is, zoals een besluit tot statutenwijziging. Opdat de beslissing van de algemene vergadering geldig aangenomen is, moet zowel het besluit als het gebruik van de schriftelijke procedure unaniem en schriftelijk goedgekeurd zijn door alle aandeelhouders.

In tegenstelling tot de schriftelijke raad van bestuur, dient de mogelijkheid tot schriftelijke besluitvorming van de algemene vergadering niet statutair ingeschreven te zijn. Personen zonder stemrecht, zoals de commissaris of houders van warrants of obligaties worden niet betrokken bij de besluitvorming.

Maar ook hier volstaat het dat één aandeelhouder nalaat om zijn schriftelijk akkoord te bevestigen, om de procedure teniet te doen.

Om die reden is een schriftelijke algemene vergadering dikwijls minder aangewezen in vennootschappen met een groot aantal aandeelhouders, of met een aandeelhouderschap waarbinnen gemakkelijk conflictsituaties ontstaan. Bovendien doet men er goed aan om ervoor te zorgen dat er tijdig via de klassieke weg een vergadering kan worden gehouden, als er een reële kans bestaat dat er geen unanimiteit is, iemand tegenstemt, zich onthoudt of eenvoudigweg niet bereikbaar is.

In principe komt de algemene vergadering of raad van bestuur van uw vennootschap altijd fysiek bijeen. Onder bepaalde voorwaarden is het mogelijk om deze vergaderingen volledig ‘op papier’ te laten doorgaan. Spring niet te lichtzinnig om met deze mogelijkheid: de voorwaarden zijn strikt en de algemene vergadering en raad van bestuur blijven in de regel overlegorganen … En weet dat een telefonische vergadering vaak een nuttig alternatief kan vormen.